Servis Yönetimi ile Sürecinizi Nasıl Takip Edebilirsiniz?
Satış ve satış sonrası süreçler birbirinden bağımsız düşünülemez. Çünkü satış yapılarak kazanılan müşterilerin memnuniyetinin devamlılığı firmanıza yeni satış potansiyelleri kazandıracaktır. Firmanıza güvenen, memnuniyeti yüksek müşterileriniz diğer firmalara ürün ve hizmetlerinizi önerdiği zaman, ekstra bir reklam bütçesi ayırmanıza gerek kalmadan en iyi şekilde reklamınızı yapmış olacaktır.
Yeni müşteri kazanmak maliyetli ve zor bir süreçtir. Bu nedenle mevcut müşterilerinize verdiğiniz hizmet kalitesini de ölçümlemeniz ve raporlar alarak gerekiyorsa iyileştirmeler yapmanız gerekmektedir. Servis sürecinin satış yazılımından ayrı bir yerde yönetilmesi, firmanızın iş süreçlerinin akışını engelleyecektir. Çünkü firmanızın iş akış yöntemine uygun olarak bir yazılım kullandığınız zaman, farklı departmanların birbiriyle iletişim halinde olmasını ve sürecin sorunsuz tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
CRM RedWhite servis yönetimi modülü, kaliteli yönetilen bir satış sürecinin ardından servis yönetiminin de doğru bir şekilde yapılmasına katkıda bulunmaktadır. Servisin takibi ve anlık müdahale gerektiren durumların hızlı bir şekilde çözülmesiyle müşteri kaybının önüne geçilmektedir.
Servis Yönetimi ile Sürecinizi Nasıl Takip Edebilirsiniz?
CRM RedWhite servis yönetimi modülü, müşterilerinize verdiğiniz satış sonrası tüm hizmetleri kayıt altına almanızı sağlamaktadır. Servis yönetimi modülünde yer alan servis ürünleri bölümünde kullandığınız yedek parçaları, verdiğiniz hizmetleri seçerek servis teklifi verebilir ya da servis satışlarınızı gerçekleştirebilirsiniz. Servis teklifleri ve satışları ile ilgili CRM RedWhite içinde ayrıca rapor alabilirsiniz.
Müşterilerinizden gelen şikâyet kayıtlarını CRM RedWhite içine kaydedebilir ve şikâyet kaydı sonrası sorumlu kişilere atama işlemini yapabilirsiniz. Müşterilerinizin ürün, hizmet, firma ya da personelle ilgili bir şikâyeti varsa kayıt altına alabilir ve şikâyet sürecinde kullandığınız formlara bu bilgilerin gelmesini sağlayabilirsiniz. Ürünle ilgili şikâyetler olduğu zaman ürün adını seçebilir ve şikâyet detaylarını not alabilirsiniz.
Şikâyet kaydının ardından servis oluştur butonuyla servis yönetimi modülüne geçiş yapabilirsiniz. Servis yönetimi modülünde; firmanıza özel tanımlanan servis tiplerinden, servis durumlarından seçim yapabilir ve servis açıklamasıyla ilgili detayları kayıt altına alabilirsiniz. Müşterinizin ilettiği problemi ve sonrasında servis ekibinizin tespit ettiği problemlerle ilgili detayları kaydedebilirsiniz.
Servis ekibinizde seçtiğiniz kullanıcılara, servis kaydı açıldığı zaman program üzerinden otomatik bilgilendirme gitmesini sağlayabilirsiniz. Böylece programa girmeseler bile, servis kaydı açıldığına dair giden otomatik mail içeriğinde yer alan linke tıklayarak programdaki detaylara ulaşabilirler.
Programdaki hatırlatma tarihi alanlarını kullanarak önemli tarihlerle ilgili bilgilerinizi girebilir ve hatırlatma alarak işlerinizi zamanında tamamlayabilirsiniz.
Seri no ve garanti takibi modülünü de kullanıyorsanız, hangi ürünle ilgili servis hizmeti verdiğinizi ürün listesinden seçebilir ve seri nosuna bağlı olarak garanti kapsamında olup olmadığını görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca servis yönetimi modülünde yer alan servis kapsamı alanında bakım anlaşmalı, ücretli şeklinde servis hizmetini nasıl verdiğinizi seçebilirsiniz.
Hangi satışa istinaden bu servis hizmetini verdiğinizi raporlayabilirsiniz. Proje yönetimi modülünü de kullanıyorsanız, proje kodu seçimi yaparak kayıtları bağlayabilirsiniz. Proje sayfasında yer alan sekmelerde servisle ilgili detayları görebilir, genel görsel raporlarda proje seçimi yaparak detaylı raporlar alabilirsiniz.
Servis sürecinde kullandığınız servis formlarınız tasarlanarak sisteminize yüklenmektedir. Servis ilgili programa kaydettiğiniz verileriniz formlara çekilerek servis formu oluşturma süresi kısaltılmaktadır. Müşterilerinize verdiğiniz servis hizmeti sonrası, imza bölümünü telefon ya da tabletinizden müşterinize imzalatabilir ve kendi imzanızı da ekleyebilirsiniz. İmzaların da servis formlarına gelmesini sağlayabilirsiniz.
Servis ekibinizin yaptığı çalışmaları servis hareketleri bölümünde tarih ve saat bazlı olarak açıklamalarıyla birlikte görüntüleyebilirsiniz. Böylece servis ataması sonrası hangi kullanıcınızın, hangi çalışmayı yaptığını analiz edebilirsiniz.
Servis onay özelliğini aktif hale getirerek yönetici onayı sonrası işlemlerin yapılmasını sağlayabilirsiniz. Servise eklediğiniz ürün ve hizmet kalemleriyle ilgili bir limit, iskonto oranı belirleyebilir ve firma yöneticilerine onaya düşmesi için ayar yapabilirsiniz. Serviste seçilen ürünlerin birim fiyatlarının ve KDV’sinin değiştirilmeden işlemlerin yapılmasını sağlayabilirsiniz. Durum uyarıları ile servise onay verecek yöneticilere ve onay durumuna bağlı olarak oluşturan kullanıcıya otomatik bilgilendirme gitmesini sağlayabilirsiniz. Servis yönetimi içinde bulunan onay hareketleri bölümünde, hangi yöneticinin onay verip vermediğini açıklamasıyla birlikte görebilirsiniz.
Servis listesinden istediğiniz bir servisi kopyalayabilir ve yeni müşteri seçimi yaparak detayları revize edebilirsiniz. Böylece servis ürünlerini seçmekle ve detayları tanımlamakla uğraşmadan servis formunuzu oluşturabilirsiniz.
Servis süreciyle ilgili belge ve evrakları dokümanlar bölümüne yükleyebilir ve servisle ilgili her şeyi tek bir yerde kayıt altına alabilirsiniz. Servis modülüne istediğiniz yerden telefon, tablet ya da bilgisayarınızdan doküman yükleyebilir ve sonrasında kolaylıkla erişebilirsiniz.
Servis listesinde açık ve kapalı siparişlerinizi filtreleyebilir ve açık servislerin ne aşamada olduğunu görüntüleyebilirsiniz. Şikâyet ve servislere bağlı olarak müşteri, kullanıcı, servis durumu bazlı detaylı genel ve görsel raporlar alabilirsiniz. Servis hareketleri raporunda tüm servislerinizle ilgili yapılan işlemleri tek bir sayfada görüntüleyebilir ve excel formatında çıktısını alabilirsiniz.
Servis sürecinde periyodik olarak iletişim kurmanız ve hizmet vermeniz gereken müşterileriniz varsa, periyodik hatırlatmalar özelliğini kullanarak bir seferlik hatırlatma ekleyebilir ve müşterinizi tarih yaklaştığında bilgilendirebilirsiniz. Özellikle bakım anlaşması yaptığınız müşterilerinizle ilgili her yıl en baştan hatırlatma tarihi eklemek yerine, düzenli olarak hatırlatma yapmasını sağlayabilirsiniz.
Servis yönetimi modülündeki alanlara ilave olarak firmanızın süreçlerine özel alan eklenmesi gerektiğinde özel alan yönetimi modülü kullanılarak servis modülü geliştirilmektedir. Servis yönetimi bölümüne ekleyeceğiniz yeni alanların listelerinizde görünmesini ve özel raporlamada seçilmesini sağlayabilirsiniz.
Lisansınızda satınalma modülünüz varsa, servis üzerinden satın alma oluştur özelliğini aktif hale getirebilir ve servise bağlı olarak satın alma işlemlerinizi de yürütebilirsiniz.