img

Toplantı Takip Yönetimi

Toplantı Takip Yönetimi

Firmaların toplantı yapma amacı, aslında geleceği planlamak ve inşa etmektir. İş hayatının vazgeçilmezi olan toplantılar, şirketlerin geleceğinin ve kurumsal imajının şekillenmesinde çok önemli bir yere sahiptir. Çünkü toplantılarda alınan kararlarla hem bulunduğumuz zaman dilimindeki işlerimizi aksamadan yürütebilir hem de geleceğe dönük planlarımızı yapıp yaşanacak olası sorunların önüne geçebiliriz.

Verimliliğin arttığı takım çalışmalarında motivasyon da maksimum seviyeye ulaşmaktadır. Doğru bir toplantı yönetimi yapılmazsa bu motivasyon ortadan kalkmakta ve toplantı için ayrılan saatler, günler para ve zaman kaybına neden olmaktadır.  İyi planlanmış ve iyi yönetilen toplantılar hem sürecin doğru yönetilmesini hem de toplantı sonrası takip ve raporlamayı kolaylaştırmaktadır.

Toplantının amacına ulaşabilmesi için toplantı sonrası hangi adımların izleneceği hem yöneticiler hem de çalışanlar açısından kritik bir öneme sahiptir. Eğer ki müşterimizle ilgili bir toplantı yapılmışsa, planlanan işlerin aksaması müşterilerin gözünde olumsuz bir durum olarak algılanmakta ve bu durum firma prestijine zarar vermektedir. Firma içi süreçlerinizle ilgili doğru yönetilmeyen bir toplantı ve toplantı sonrası takip sorunu yaşadığınızı varsayalım. O zaman da zamansal aksamalar ve ertelenen işler yüzünden, firmanızın geleceğini etkileyecek olumsuz bir tablo ortaya çıkmaktadır.   

Şirketlerin yıllardır geleneksel yöntemlerle kayıt altına aldıkları toplantılarını ve toplantı sonrası görev takibi noktasında yaşanan sıkıntıları ortadan kaldırmak için, CRM RedWhite olarak teknolojik çözümler sunmaya ve işinizi kolaylaştırmaya devam ediyoruz. Siz değerli müşterilerimize Toplantı Takip Yönetimi modülümüzü sunmanın mutluluğunu yaşıyoruz.

Toplantı Takip Yönetimi modülümüzün firmanıza sağlayacağı avantajları paylaşmak isteriz.

Ofis içi toplantılar, online toplantılar, yüz yüze yapılan toplantılar, müşteri ile yapılan toplantılar, firma içi grup/departman toplantılarınızın tamamı için ilk olarak programımızda planlama yapabilirsiniz. Toplantıyla ilgili açıklamanızı yazabilir ve gündem maddelerini programda oluşturabilirsiniz. Toplantı öncesi paylaşmanız gereken belge, görsel, video vb. argümanları dokümanlar bölümüne yükleyerek toplantıya katılacak kişilerin görüntülemesini ve böylece toplantıya hazırlıklı bir şekilde gelmelerini sağlayabilirsiniz.

Toplantıya katılacak kişileri listeden seçip toplantı planlaması oluşturduğunuz an otomatik bilgilendirme mesajı ve maili gitmektedir. Toplantı planlaması bölümünde birden çok toplantı planlayabilir ve toplantı ekle diyerek toplantılarınızı gerçekleştirebilirsiniz. Gerçekleştirdiğiniz toplantılarınızla ilgili detayları ayrıca planlama içinde yer alan toplantı hareketleri bölümünde de görüntüleyebilirsiniz. Toplantı planlamasını yaptıktan sonra dilerseniz şablon seç bölümünden gündem maddelerinin ve detaylarının yer aldığı otomatik bir pdf dokümanı oluşturup toplantıya katılacak kişilere mail olarak gönderebilirsiniz.

Toplantı tarihi ve saati geldiği zaman planlama içinden toplantı ekle butonuna tıklayarak ya da yeni toplantı sayfasından planlama koduna bağlayarak toplantınızı kayıt altına alabilirsiniz. Planlama içinde belirlediğiniz gündem maddeleri ve yüklediğiniz dokümanlar otomatik olarak toplantı sayfasına da aktarılmaktadır. Dilerseniz toplantı sayfasında dilediğiniz şekilde değişiklik yapabilirsiniz.

Toplantınıza başladığınızda, zamanlama bölümündeki başla butonuna tıklayarak başlangıç saatinin otomatik olarak gelmesini ve toplantının sonunda ise bitir butonuna tıklayarak bitiş saatinin otomatik gelmesini sağlayabilirsiniz. Böylece erken mi geç mi bitirildiğini, planlanan sürede sona erip ermediğini listelerde ve sayfaların içinde görebilirsiniz. Toplantıda almış olduğunuz kararları da toplantı sayfasında kayıt altına alarak toplantıyla ilgili bütün verileri tek bir yerde toplayabilirsiniz. Toplantıda alınan kararlar ve diğer detaylarla ilgili bu sayfada da şablon oluşturup katılımcılara mail gönderimi yapabilirsiniz.

Toplantının verimliliğinin analizi noktasında, toplantının planlanması ve içeriğinin kayıt altına alınmasının yanı sıra toplantı sonrası yapılacak işlerle ilgili görev ataması da çok önemlidir. Sözlü olarak yapılan görev atamaları, dağınık bir şekilde kayıt altına alınan toplantı dokümanları ile süreci takip etmeye çalıştığınız zaman, iletişim kopuklukları yaşanmakta ve süreç hüsranla sonuçlanmaktadır.

Toplantı takip yönetimi modülümüzle görev yönetimi modülümüzü bağladığımız için, toplantı gündem maddeleri içinde yer alan her detay için ilgili kişilere görev ataması yapabilirsiniz. Böylece toplantı sonrası sizin belirleyeceğiniz tarihe kadar verilen görevler yapılmış mı takiplerini çok kolay bir şekilde yapabilirsiniz. Hatırlatma mekanizması olduğu için görevi alan kişiler de görevlerini zamanında bitirmenin mutluluğunu yaşamaktadırlar.

‘İhtiyaçlarımızı analiz edip istediğimiz özelliklerin bulunduğu bir modül çıkarmışsınız’ dediğinizi duyar gibiyiz Toplantı Takip Yönetimi modülümüzde ihtiyaç duyacağınız bütün detayları göz önünde bulundurarak çalışmamızı gerçekleştirdik. Özel alan yönetimi modülümüzle de dilediğiniz şekilde yeni alanlar ekleyerek firmanıza özel hâle getirme avantajını da sunuyoruz. Siz de firmanızın ihtiyaç duyacağı tüm özellikleri sizden önce düşünüp kullanımınıza sunan bir yazılım firmasıyla çalışmak isterseniz, firmanıza çözüm sağlamaya hazırız.

CRM RedWhite

Diğer Bloglar

img
Online CRM Avantajları

Müşteri ilişkilerinin kaliteli bir şekilde yönetilmesini sağlayan CRM çözümleri mobil olarak da kullanılabilmektedir.

14.01.2021 15:48
img
Yerli ve Milli Yazılım

Yerli yazılımlar ile ülkemizin dışarıya olan teknolojik ihtiyaçlarını ortadan kaldırarak, ülkemizde yeni bir sürecin kapılarını aralayacağız.

14.01.2021 15:46
img
Excelde Bulunan Verilerinizi CRM RedWhite İçine Import Edebilirsiniz

CRM programlarına geçiş sürecinde firmaları en çok düşündüren konulardan biri, eski verilerin programa kaydedilmesidir.

07.12.2020 14:15
img